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便利な置換機能

エクセルには、数字や文字を一括で変更してくれる置換機能があります。

この機能、文字列の他にも色も置換してくれることを知り、備忘録を兼ね、操作方法をまとめました。

ランダムのセルの色塗り

列や行で揃っていれば手間もかかりませんが、このようにランダムに色塗りされていると変換するだけでも結構骨の折れる作業です。

置換のオプションを開く

「検索と置換」を開き、オプションを選択。ショートカットキー＝CTRL+F

書式検索をクリア

「書式検索のクリア」を指定して、文字列じゃなくて、色の置換だよということをエクセル側は伝えます。

書式を選択

「書式セットなし」を選択し

「書式」＞「セルから書式を選択」を選び、シート上の黄色のセルをクリック

続いて置換後の色をセルから指定します。画面は色のついていないセルを選択しているので、白です。

仕上がりました

最後に「すべて置換」を押せば、色の置換は完了です。

稀に、置換できませんというエラーが表示されます。

私の場合、再起動したら直りました。色の置換がうまくできなかった場合は、ぜひお試しください。

書類の修正などで、色を取りたい。そのような時に、色の塗りをなしにしたりするのにも重宝します。

えっ、数値を変えたのに合計値が変わらない

下のようにある商品の合計値を出します。

で、リンゴの値段を変えたのに合計値が変わらず。数式を見ても間違っていないのに・・・。

再起動しても変わらず

最近、自分のEXCELがいたく調子が悪いもので、いきなりフリーズしたり、このファイルは読み取り専用ですなんてエラーメッセージが出たりする。

ので、この自動計算されないエラーも再起動すれば直るものだと思い、結果は変わらず。ファイルを新規作成にしても一緒。途方にくれること3分。ググってみたら対処法を発見。助かりました

計算の設定が手動に

長いことEXCELを使ってきましたが、こんな機能がついていたとはつゆ知らず。

数式＞計算方法の設定で見ると、なぜか手動設定になっていました。

こんな機能なくてもいいのに・・・と思いましたが。

今回の起きた原因として考えられるのが、バージョンの古いEXCELファイルを、新バージョンで開いたこと。思い返せば、古い見積をいじりたおそうとするとこのエラーに出くわした気がします。

自動計算に設定変更

自動計算に設定を戻すと、ご覧の通り、合計値も反映されました

とんだ大ヤケドするところだったぜぃ

今回は、たいして項目数もなく、すぐに合計値が変化していないことに気づきましたが、明細見積をつくるとなると、この違いに気づかなかったかも。

EXCELの自動計算を過信するのもよくないですね。大ヤケド前に発見できて助かりました

1行、1行の色づけは骨の折れる作業

商品別に売上シートを作成。2行1組で上の行を前年、下の行を今年としました。表組みの「見てくれ」を少しでもよくしようと、前年の行に色をつけることに。

が、これが結構面倒な作業。ということで、ググッて見たら良さげな技があったので、早速ためしてみました。

交互色づけはむちゃくちゃ簡単

①2行選択

②下へドラッグ

③範囲を選択して、選択範囲の右端に出るメニューでの「書式のみを選択」

このように簡単に交互に色づけができちゃいました。

応用も聞くこんな色づけも。

最初の行に色をつけて、残り3行には色をつけない。ってな場合も簡単にできちゃいます。

あらためてEXCELの奥深さを知りました。すごい。

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知らないうちにたまるマクロ

EXCELの操作を自動化してくれる便利な機能マクロ。僕の場合、文字の大きさや罫線の追加、塗りなど様々なマクロを設定しています。単純作業の繰り返しには持って来いですが、あまり多く設定しすぎると、割り当てるショートカットがなくなってしまい、登録ができない。ので、使わなくなったマクロの削除方法を紹介します。

マクロページを開く

EXCELを開き、ALT+F11でマクロ画面を立ち上げます。登録されているマクロが保存されているPERSONAL.XLSBを開きます。人によっては保存先が違うので、ない場合は、他のフォルダーを開いてみてください。

記録したマクロを開く

標準モジュール内に記録したマクロが保存されています。名称はModule**。クリックすると、保存時の名前やショートカットが表示され、どのマクロかがひと目でわかります。

マクロを削除する

Module**を選択した状態で、右クリック。「Module**の解放」を選択。今回はModule9を削除したいと思います。「Module**の解放」を選択すると、エクスポートするか否か聞いてきますので、「いいえ」を選択。

マクロ削除完了

リストの中からModule9が削除されました。このように使わなくなたマクロはどんどん削除して、マクロの新陳代謝を図れば、EXCELの操作も格段にスピードアップすること間違いなし。ぜひお試しください。