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テンプレつくってパワポ作業を時短化

いつもゼロからスタートの非効率から抜け出したい

僕の場合は、イチからお客様ごとに作っていますが、これって物凄く非効率。

ので、タイトルページをさくっと作る方法をご紹介します。

スライドマスターの設定

リボンのユーザー設定スライドマスターを選択

パワポ,スライドマスタ

表示スライドマスターを選択。

パワポ,スライドマスタ

スライドマスターページの構造をカンタンに説明します。

親スライドと子スライドがあって、親スライドはヘッダー、フッター、ページ番号などを設定します

子スライドは親sスライドのヘッダー、フッター情報などを引き継ぎます。 パワポ,スライドマスタ

親スライドの編集

一度、スライドマスターを閉じて、スライドページを表示。

スライドを選択して右クリック。スライドの削除を選択して、スライドを全て削除します。この作業を行わないと、子スライドが削除できないからです。

パワポ,スライドマスタ

再びスライドマスターページに戻り、子レイアウトを全て削除します。

パワポ,スライドマスタ

親スライドを編集します。コンテンツエリアとフッターのページ番号は削除します。

コンテンツエリアは子スライドで編集するため。ページ番号はタイトルに必要ないため削除します。

パワポ,スライドマスタ

子スライドの編集

スライドを選択して右クリック、レイアウトの挿入を選択します。

子スライドが出来ました。

パワポ,スライドマスタ

プレースホルダーの挿入からテキストを選択。企画書のタイトルとなる部分を作ります。

パワポ,スライドマスタ

出来上がりはこんな感じです。

パワポ,スライドマスタ

スライドマスターを閉じて、挿入>日付と時刻を選択。日付と時刻、フッターにチェックをいれます。この設定をしないと日付と時刻、フッターは表示されませんのでご注意ください。

パワポ,スライドマスタ

テンプレを編集するだけ

これでタイトルページのテンプレ作成作業は終了です。

日付は自動で変更されるので入力ミスを防いでくれます。

「タイトルを入力」部分と、中央の企画書タイトルだけを編集するだけ。

パワポ,スライドマスタ

お客様ごとに色やフォントを変えたい

親スライドを開き、配色を選べば上下の帯がカンタンに変更できます。

企業のコーポレートカラーに合わせて色を変更するといった作業もカンタンにできちゃいます。

パワポ,スライドマスタ

背景色も同様です。こちらもいくつか用意されているので、背景に色をつけたいと言うと気も親スライドを編集すれば自家をかけずにサクッとできちゃいます。

パワポ,スライドマスタ

まとめ

これでタイトルページ作りは飛躍的に向上します。今まではコピペや過去データの別名保存で対応していましたが、スライドマスタ-でテンプレを作った方が、再編集にかける時間もかなり時短化できることを知りました。これをきっかけいパワポ職人を目ざいます。

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パワポにPDFファイルを簡単に貼りこむ

万能かと思いきや唯一の弱点

パワポはどんな画像形式でも貼りこめて便利だと思いましたが、残念なことにPDFファイルには未対応。PDFファイルからネタを拝借することは多々あるだけに残念。

なので、PDFファイル上で、コピペをして

パワポ PDF コピペ

パワポに貼りこむ。このやり方をずっと続けていましたが、他にもっとスマートな方法があることを知ったので、紹介します。

パワポ PDF コピペ

スクリーンショットで挿入

パワポ2013で、挿入>スクリーンショットを選べばOK

パワポ PDF コピペ

注意点は、スクリーンショットするファイルを事前に開いておくこと。なので、PDFに限らず、イラストレーターデータやフォトショップデータさえも、挿入できちゃうわけです。

微妙にきれいなスクリーンショット

左がコピペした画像。右がスクリーンショットした画像。うっすらですが、猫の体毛が鮮明に出ている感じがします。写真の鮮明さにこだわるならスクリーンショットがおすすめです。

パワポ PDF コピペ

画像変更ではかどる修正

作業中に一度は画像を挿入したものの、差し替えたいというのはよくある話

イラストレーターであれば、リンクファイルを上書きするだけで、簡単に差し替えられますが、パワポは直貼りなので、そうはいきません

が、画像差し替えが多少はかどる機能があります。「画像の変更」という機能。

差し替えたい画像を選択して、右クリックで、出てきたメニュの中から、「画像の変更」を選択

パワポ PDF コピペ

同じ縮尺で変更されるので、サイズ調整の手間もなし。これなら画像差し替えもサクサクこなせます。

パワポ PDF コピペ

ぜひおためしください!!

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パワーポイントの過去作成したスライドを簡単に使いまわす

資料づくりは使いまわしが効率的

パワポで資料を作る際に、ゼロから作るのは時間もかかるので、大半の方は過去の資料を使いまわしているのではないでしょうか

自分もそう。まっさらなスライドを作成し、流用したいスライドをコピペ。

今まではそんなやり方でしたが、最近ではもっとスマートにコピペができる方法を発見したので、紹介します。

恐らくほとんどの方は既にご存知かと思いますが・・・

まずは準備

パワポファイルを2つ用意します。一方がファイルA、もう一方がファイルBとします。

ファイルAの中にファイルBのスライドをコピペじゃない方法で挿入していきます。

スライドの再利用を使う

挿入>スライドで選択すると、メニューがズラッと出てきます。見落としがちですが、そのメニューの一番下に「スライドの再利用」という機能があります。こいつを選択します。

挿入>スライドを選択

パワポ ファイル 統合

ずっと下にいるスライドの再利用を選択

パワポ ファイル 統合

画面右手に一覧表示

挿入したいファイルBの一覧が画面右側にズラッと表示されます。これなら、いちいち該当のページを探す手間も省けます

パワポ ファイル 統合

ので、挿入もかなりスマートに行えます

ファイルAとファイルBをガッチャンコ

ファイルA側を選択した状態で、挿入したいスライドを画面右から選択します。

パワポ ファイル 統合

すると、ファイルAで選択したスライドの下に、挿入したいスライドが入ります。コピペによる挿入よりも断然スマートですね。

パワポ ファイル 統合

パワポマスターの第一歩

資料をいかにスピーディに作れるかは、残業が厳しい今だからこそ必要なスキルだと思います。

考える作業と作る作業に分けて、より多くの時間を考える作業に振り分けることができれば、断然、上司をくぎつけにしちゃう資料作りも苦にならないかなと

また一歩、パワポを理解することができました。

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これだけは抑えておきたい。PPTのマスタページづくり

ひな型があった方が作業もはかどる

パワーポイントを月に2-3回しか使わない自分にとっても、何度もいちからページ作成はしんどい。

なので、必要最低限の要素を網羅したマスターページをつくってみました。備忘録として作業の流れをカンタンに説明します。

表示>スライドマスターを開く。

マスターページのはじめの一歩はスライドマスターから。表示>スライドマスターを選択

パワーポイント マスターページ

親スライド、子スライドが表示されます。例えば親の文字サイズを変えれば、子もそのサイズに変更されます。

パワーポイント マスターページ

フォントを変更

フォントを一斉に変更します。書式>フォントを選択し、メイリオにします。

パワーポイント マスターページ

全てのマスターがメイリオに変更されました。

パワーポイント マスターページ

背景色の変更

次は背景色です。ベタ塗りからグラーデションなど様々な背景があらかじめ用意されています。

パワーポイント マスターページ

ページ番号の表示

挿入から>#(シャープ)マークを選択します。こちらがページ番号です。

パワーポイント マスターページ

ヘッダーとフッターウィンドウのスライド番号(ブログ内ではページ番号としています)にチェックを入れます。

パワーポイント マスターページ

マスターページを使ってみる

フォント変更、背景色変更、ページ番号を挿入したマスターページを使う際は、「新しいスライド」を選択。

パワーポイント マスターページ

そうすると、様々なレイアウトのスライドが表示されますので、お好きなものをチョイスしてください。

内容によって、レイアウトを使い分けることも、いともカンタンに出来ちゃいます。

オリジナルマスターページを使いまわす

ここまで設定したマスターページを最後に保存します。ここで保存を忘れてしまうと、次回からいちから作り直さないといけなくなりますので、必ず最後に保存しましょう。

パワーポイント マスターページ
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パワーポイントのインデント設定

ワードにあるけどパワポにない?

パワーポイント初心者です。ワードと同じもんだろとなめてかかっていました。

パワポ インデント処理

けど、最近とてつもなく奥の深いソフトだなと。あれやこれや操作を知るうちに。で、最近覚えたのがインデント処理。ワードではおなじみのあの操作です。

箇条書きっぽく見せたい

文頭の■を頭ひとつ飛び出して見せたい。デフォルトはこんな感じ。

パワポ インデント処理

文章全体を選択。Ctrl+A。選択した状態で右クリックして段落を選択

インデントの設定

段落のウィンドウが開くので、テキスト前は、2行目の凹み具合の設定。数値を大きくすればするほど、凹みも半端なく大きくなります。

パワポ インデント処理

次いで最初の行をぶら下げに設定すればOK。

インデントの出来上がり

ご覧の通り■が飛び出した状態に整形されました。

パワポ インデント処理

これで少しは見やすい文字組みになりました。

恐るべしパワーポイント

今回のインデント処理はパワポマスターにしたら初歩の初歩に見えるかもしれませんが、パワポをマスタになる上で、自分にとっては今回の発見は大きかったです。

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パワーポイントでフォントサイズ・色をコピペする方法

イラストレーターのスポイトツール

イラストレーターに使い慣れていると、パワーポイントに、イラストレーターのあの機能やこの機能があればと思う所が多々あります。

で、最近発見したのが、イラストレータのスポイトツール的な機能

文字サイズ・色をコピペ

操作はいたってカンタン。コピー元を選択した状態で、Ctrl+Shift+C

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コピー先を選択してCtrl+Shift+V

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こんな具合にカンタンにできます。

タイトル、見出し、小見出しのデザインを揃えたい時には重宝します。

図形のデザインもコピペ

図の色、枠線の色、太さもカンタンにコピペできます。

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ご覧の通りカンタンに。

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見出しの帯色、小見出しの帯色を揃えたい時には重宝します。

まとめ

知れば知るほど、使える機能満載のパワーポイント。DTPソフトには劣るというのは一昔前の話。

かなりの高機能化に驚かされました。

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パワーポイント2013で縦位置のスライドシートを設定

2013年版で使いにくさ2割増

長らく2003年版を使っていた僕にとって、2013年版の使いにくさといったら半端ない。上部のメニューもすっかり様変わりしているし、使い慣れた機能がどこにあるのか探すのも億劫。で、基本中の基本、スライドシートの縦位置設定がわからずじまい。ので、備忘録を兼ねてまとめました。

デザインを選択

上部メニューのデザインを選択

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一番端にあるユーザー設定を選択

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スライドのサイズを選択

スライドのサイズを選択すると、入力ウィンドウが表示されます。右端にあるスライドで縦を選択すればOK。他に自由に縦、横を設定することもできます。液晶画面に表示させる際には、そのサイズに合わせて設定します。

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出来上がり

縦位置のスライドシートになりました。2003年版は確かページ設定で、サクッとできた記憶が・・・。出番が増えて、やや面倒な気がするのは僕だけでしょうか・・・。

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パワーポイント2013でオブジェクトの配置を整えてみる

どうしたパワーポイント?

これも2013年ならではの使いにくさとでも言いましょうか、オブジェクトの配置がどこを探しても見あたらない。これも最初はイライラしましたね。で、オブジェクトの配置は上部メニューの「配置」にあります。直感的に「デザイン」と思うんですけど・・・。

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アホすぎるデフォルト?

「配置」を開くと、「スライドに合わせて配置」がデフォルトで設定されています。(僕の場合)。ので、「上揃え」を選択すると、スライドの上部に合わせて整列されます。そもそも上部に合わせる人が、そんなに多くいるか?と突っ込みたくなりますが・・・。

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オブジェクト同士での整列

オブジェクトを2つ作って、どちらか一方の高さに合わせる。この場合、まず「選択したオブジェクトに合わせる」をチェック。それから、「上揃え」を選択します。

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パワーポイント2013との付き合い方

ということで、今回は「配置」についてまとめましたが、他にも2003年版との違いはあちらこちらにあり、慣れるまで相当時間がかかりそう。

恐らくかなり便利にはなっているんでしょうけど、使いこなすまでには、まだまだ時間がかかりそうです・・・。