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電子化と言っても思い描いたような工数削減にはならないようで、まだまだ改善が必要かも

契約書の世界で電子化需要を急増か?

契約書となると、互いに契約書を保管するため2部作成する所から始まり、製本をしてて割り印を押して金額によっては収入印紙を貼る。

といった具合に何かと色々な作業が発生するわけで、小さな小さな会社はこれ全て営業が担当せねばならず、本来は法務部の仕事なのに、何で俺がやらないといけないのとブツクサと不満がついつい口をついて出てしまう。

ところが、コロナの影響で在宅勤務が広がり、契約書の世界でも電子化が急速に広まっているとか。

サービスを提供する会社も増え、需要ありと踏んだ会社が続々と参入しているようにも見えます。

膨大な契約書探しが検索で即座にヒット?

ある会社では在宅勤務が中心の中、契約書の確認のためわざわざ出社するのは社員にとって負担ということで、電子化サービスを導入しました。

製本、割り印といったこれまでの工数がなくなり契約書作成自体の作業負担は軽減され、かつ出社する必要もなくなり、電子化移行は成功したかに見えましたが、一部では不満もあるとか。

契約書の電子化ともなれば、膨大な契約書の中から目当ての契約書をほぼピンポイントで探し出せる。

そんな期待を寄せていましたが、確かに検索機能は使えるものの、その性能が想定を下回るものだったとか。

企業名で検索すると、当該の契約書を一覧で表示してくれるのですが、その中身は検索の対象外。ので、一つ一つのPDFを開いて確認する必要があるとのこと。

メールの検索機能のようにメールの文面も検索の対象に入っていると思っていたのでしょう。これは実際に使ってみないとわからない所です。

結果、この会社は紙と電子化の併用でしのいでいるようです。

相手あっての契約。ので、サービスも一緒でないとダメなのよ

他にも契約を結ぶ相手側も同じサービスを使用していないと電子化が成立しないという悩ましさもあります。

てなわけで、相手方にも同じサービスを利用してよと御願いすることになるわけですが、これがなかなか言い出せない。

てなわけで、大企業ともなれば複数の電子契約サービスを利用し、対応しているとか。

最大手は弁護士ドットコムが運営するクラウドサイン、GMOが手掛ける電子印鑑GMOサインのようで、こちらを契約しておけば大方網羅するのではないでしょうか。

サービス提供者の努力に期待

とは言え、中小零細企業が複数の電子契約サービスを利用するのは物凄く負担であり、恐らく大口顧客の利用するサービスを導入するのが常識的でしょう。

願わくばサービス提供者同士が協力して互換性を高めた仕様にするとか、改善を期待したい所。

将来的には、サービス提供会社も淘汰されていくことが考えられますが、とにもかくにも契約書の製本、割り印、収入印紙貼りだけのために出社するという状況はなくなってもらえればと思った次第です。

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