業務を見える化で生産性向上。マイクロソフト

1日にメールの費やす時間を考えてみる

仕事の中で欠かすことのできないメール。一昔前では電話もしくはFAXでした。メールが登場してからというもの相手方とのコミュニケーションもスムーズになり、決めごともさくさく決まり、さぞ業務の効率化に大きく貢献しています。

が、メールをチェックしたり、それに返信してみたりと諸々考えるとメールソフトに向き合う時間というのは思いの他、長かったりもします。

長期休暇後となると、メールチェックに半日要することも。

実際に、この作業に費やす時間が見える化されれば一日の仕事の仕方の改善にも繋がります。

メール

会議の仕組みも様変わり

最近では、ノートパソコンを片手に会議に参加することも珍しくなくなりました。

かくいう自分も、ここ最近では、ノートPCを持って会議に参加。話を聞いているフリをしながら、メールのやりとりをしてみたり、何かと便利な世の中になったものです。

とは言うものの、このような行為は会議に集中していないとも言われ、これらの行為も見える化することで、会議に参加する必要性があったのかを教えてくれるというソフトを日本マイクロソフトが開発しました。

会議

義理で会議に参加してません?

日本マイクロソフトが自社内で使用している、各作業時間を見える化してくれるソフトマイアナリティクス。会議時間、メール時間、残業時間を細かく数値化してくれるというスグレモノ。自分が一番どれに時間を費やしているかがひと目でわかります。

しかも日常業務で多くの時間を割く会議では、その参加の必要性までAI君が診断してくれます。

会議中にメールのやりとりしているのもバッチリチェックし、その時間があまりにもながければ、AI君から「義理で参加していませんか?」というするどい突っ込みが入ります。

このようにAIによるアドバイスで、自分の1日あたりの仕事の仕方を見つめ直す良いきっかけになるのです。

会議

集中する時間をつくろう

そもそも、このソフト導入の狙い、何か作業に集中するフォーカス時間となるものを設定。これに2時間以上費やしましょうねと定められています。

Googleでは、自分な好きなことに業務の20%を費やしてもいいというのがあります。自分な好きなことに没頭し、それが後に飯のタネになることも。

それを日本マイクロソフトでも狙っているのでしょう。

実に合理的だと思います。

社員みんなの考える時間が多ければ多いほど次なるイノベーションが生まれると思われます。

ウチの会社にも、このマイアナリティクスなソフトが導入されると、自身の仕事に対する向き合い方も変わるのではと思った次第です。

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